Wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych – co warto wiedzieć

Bartosz Iganasiak - mytracko.pl

Bartosz Ignasiak

30 Listopada 2022

Wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych – mytracko.pl

Nie każda firma może sobie pozwolić na zapewnienie pracownikom służbowych pojazdów. Zgodnie z prawem można jednak wykorzystywać samochód prywatny do celów służbowych. Wymaga to jednak dokonania odpowiedniego rozliczenia. Na czym polega i na jakich zasadach może się odbywać wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych? Wyjaśniamy.


Samochód prywatny do celów służbowych 2022 – podstawy

Użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych nie jest niczym nowym ani rzadko spotykanym. To rozwiązanie pozwalające uniknąć kosztów pracodawcy związanych z zakupem i utrzymaniem pojazdów służbowych. Jest to szczególnie opłacalne, gdy potrzeba wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych pojawia się jedynie raz na jakiś czas.

Rozwiązanie takie jest całkowicie legalne i zgodne z obowiązującymi przepisami, wymaga jednak zawarcia stosownej umowy z pracownikiem. Zgodnie z art. 34a ust. 1 Ustawy o transporcie drogowym samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy mogą być używane do celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych. Wówczas wydatki związane ze zwrotem kosztów za eksploatację prywatnych samochodów wykorzystywanych w celach służbowych mogą stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu!

Wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych – od czego zacząć?

Jeśli chcesz, aby pracownik mógł wykorzystywać samochód prywatny do celów służbowych, w pierwszej kolejności musisz go wysłać do lekarza medycyny pracy w celu określenia zdolności do prowadzenia pojazdów. Niezbędne jest sprecyzowanie, jakiej długości podróże służbowe będzie realizować pracownik. Jeśli nie zostaną wykryte żadne przeciwwskazania, możliwa jest jazda prywatnym samochodem w celach służbowych.

Następnym krokiem jest określenie formy rozliczenia kosztów użytkowania pojazdów. Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych musi dokładnie określać przyjęty sposób rozliczenia. Można się rozliczać za pomocą tzw. kilometrówki lub ryczałtu. Jakie są różnice pomiędzy tymi rozwiązaniami?

Rozliczenie samochodu prywatnego do celów służbowych – mytracko.pl

Wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych jest jak najbardziej możliwe, ale wymaga podjęcia decyzji o sposobie rozliczania kosztów jego użytkowania oraz podpisania stosownej umowy z pracownikiem będącym właścicielem pojazdu.

Rozliczenie samochodu prywatnego do celów służbowych – kilometrówka

Rozliczenie samochodu prywatnego do celów służbowych za pomocą kilometrówki oznacza przyjęcie stawki za jeden przejechany kilometr. Zgodnie z prawem musi być ona dostosowana do rodzaju pojazdu oraz pojemności jego silnika. Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

  • dla samochodu osobowego:
    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł;
  • dla motocykla – 0,2302 zł;
  • dla motoroweru – 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na samochód prywatny użytkowany lokalnie ustala pracodawca, ale jego maksymalna wartość jest określona ustawowo. Zgodnie z przepisami maksymalny miesięczny limit zależy od wielkości miasta, w jakim znajduje się firma, i wynosi:

  • 300 kilometrów – w miastach liczących do 100 tysięcy mieszkańców;
  • 500 kilometrów – w miastach liczących między 100 a 500 tysięcy mieszkańców;
  • 700 kilometrów – w miastach powyżej 500 tysięcy mieszkańców.

Limit ten może być podniesiony w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych (maksymalnie do 1500 km) oraz w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową, usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej (maksymalnie do 3000 km).

Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych odbywa się w tym przypadku na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów, której prowadzenie jest obowiązkowe. Ważne, aby skrupulatnie zapisywać przebieg pojazdu i pokonane dystanse, a dane aktualizować na bieżąco. Ponieważ ręczne prowadzenie takiej ewidencji jest kłopotliwe, zaleca się zastosowanie systemów do monitoringu GPS, które automatycznie rejestrują każdą trasę. Należy jednak pamiętać, że pracownik musi wyrazić zgodę na tego typu monitorowanie!

Sprawdź też: Monitoring samochodów służbowych – w jakiej firmie sprawdzi się najlepiej

Ryczałt samochodowy 2022 – samochód prywatny do celów służbowych

Możliwe jest też rozliczanie użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych za pomocą ryczałtu. Jest to znacznie prostsza metoda, która nie wymaga prowadzenia ewidencji tras i przejechanych kilometrów. Ryczałt stanowi z góry określoną kwotę za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych rozliczaną co miesiąc. Od kwoty ryczałtu odejmuje się tylko dni, w których pracownik był na zwolnieniu lub urlopie. Pracodawca może ustalić z pracownikiem jednolitą stawkę na podstawie obowiązujących stawek kilometrówki lub w inny dowolny sposób. Trzeba jednak pamiętać, że takie rozwiązanie może być krzywdzące dla jednej ze stron, gdy liczba wykonywanych w ciągu miesiąca podróży jest większa, niż zakładano.

Jak rozliczyć samochód prywatny do celów służbowych – księgowanie

Nie można również zapominać o poprawnym rozliczeniu samochodu prywatnego do celów służbowych z fiskusem. Kwota wypłacona pracownikowi za podróże służbowe realizowane prywatnym pojazdem liczy się do kosztów uzyskania przychodu – jednak tylko do limitu kilometrów i stawki kilometrówki ustanowionej prawnie. Jeśli więc pracownik co miesiąc „wyjeżdża” zdecydowanie więcej kilometrów, niż przewiduje ustawa, opłacalność takiego rozwiązania z punktu widzenia pracodawcy maleje.

Maksymalne stawki możliwe do odliczenia w ramach kosztu uzyskania przychodu są takie same, niezależnie od tego, czy rozliczenie z pracownikiem odbywa się za pomocą kilometrówki, czy też ryczałtu.

Interesują Cię inne informacje na temat wykorzystania pojazdów w firmie? Sprawdź nasz blog!


monitoring GPSewidencja przebiegu pojazdulokalizator GPS