Ewidencja przebiegu pojazdu – co trzeba wiedzieć

Ewidencja przebiegu pojazdu – kiedy nie jest potrzebna?

Ewidencja przebiegu pojazdu przed 2019 rokiem musiała być prowadzona na potrzeby rozliczenia PIT (podatku dochodowego) i dotyczyła wykorzystania prywatnego pojazdu przedsiębiorcy lub pracownika w działalności służbowej, jak również wykorzystania pojazdu stanowiącego własność osoby trzeciej i użytkowanego np. na podstawie umowy najmu. Obecnie nie jest to już konieczne, a przy wykorzystaniu samochodu prywatnego w działalności obowiązuje stały limit wydatków – 20% z faktur za zakup paliwa i innych kosztów eksploatacyjnych. Przy użytkowaniu aut wynajmowanych krótkoterminowo czy użytkowanych na podstawie umowy użyczenia można natomiast odliczyć jako koszty uzyskania przychodu do 75% kosztów eksploatacyjnych pojazdu bez konieczności prowadzenia kilometrówki.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest też konieczne w przypadku tych przedsiębiorców, którzy używają samochodów ciężarowych (powyżej 3,5 tony lub poniżej 3,5 tony, ale z jednym rzędem siedzeń i VAT-1 lub VAT-2).

Do niedawna prowadzenie ewidencji kilometrówki było konieczne w przypadku chęci odliczenia kosztów użytkowania prywatnego samochodu do celów firmowych. Dziś jednak właściciele przedsiębiorstw mogą skorzystać z odliczenia 20% wydatków na paliwo i eksploatację bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu.

Ewidencja przebiegu pojazdu – kiedy trzeba ją prowadzić?

Ewidencja pojazdu jest jednak konieczna w innych przypadkach. Przy wykorzystaniu prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych jej prowadzenie jest konieczne, chyba że pracownik i przełożony zdecydują się rozliczać ryczałtem.

Dla samochodów osobowych używanych w działalności na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy oraz stanowiących środki trwałe firmy niezbędne jest prowadzenie kilometrówki ze szczegółowymi danym przebiegu pojazdu. Wówczas możliwe jest wliczenie w koszty prowadzenia działalności 100% wydatków eksploatacyjnych ponoszonych w związku z użytkowaniem pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT

Konieczna jest też ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT. Dotyczy to tych podatników, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Przepisy mają zastosowanie wyłącznie w przypadku użytkowania pojazdów o masie do 3,5 tony, które są wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą oraz zaliczane jako środki trwałe lub użytkowane na podstawie umowy leasingu. (np. środek trwały lub leasing). Ewidencja przebiegu ma w tym przypadku potwierdzać, że pojazd jest użytkowany tylko do celów służbowych.

Pełnego odliczenia podatku VAT i kosztów można jednak w niektórych przypadkach dokonać bez prowadzenia ewidencji kilometrów. Jest to możliwe, jeśli:

• użytkowane w firmie pojazdy samochodowe są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
• konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne;
• pojazdy przeznaczone są wyłącznie do:
  • odprzedaży,
  • sprzedaży (w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika),
  • oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, a odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Ewidencja przebiegu pojazdu nie jest również wymagana, jeśli przedsiębiorca wykorzystuje samochód osobowy na potrzeby działalności gospodarczej, ale zrezygnuje z odliczania 100% VAT i z uwzględniania 100% wydatków związanych z pojazdem w kosztach firmowych.

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?

Jeśli jesteś zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu, musisz upewnić się, że robisz to we właściwy sposób. Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT musi zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpisy kierowcy dotyczące każdego wykorzystania pojazdu i zawierające:
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem (potwierdzony przez pracodawcę w zakresie autentyczności, jeżeli kierowca jest pracownikiem);
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Na szczęście ewidencja kilometrów wcale nie musi być żmudnym obowiązkiem. Współcześnie prowadzenie kilometrówki może być znacznie ułatwione dzięki prostym w instalacji i obsłudze systemom do monitoringu GPS pojazdów. Wystarczy umieścić niewielkie urządzenie w pojeździe (montowane np. do akumulatora lub do gniazda zapalniczki), aby dane dotyczące przebiegu i tras były rejestrowane i przechowywane całkowicie automatycznie. Wyklucza to również ryzyko błędów i związanych z tym problemów z rozliczeniem. Należy jedynie pamiętać, że istnieje obowiązek poinformowania kierowcy pojazdu (pracownika) o stosowaniu tego typu kontroli.

Czytaj też: GPS w aucie firmowym – gdzie i jak zamontować?

Interesuje Cię łatwe prowadzenie kilometrówki lub też wykorzystanie monitoringu GPS do innych celów, w tym lepszego zarządzania flotą? Koniecznie sprawdź naszą ofertę i dowiedz się, w jaki sposób MYTRACKO może ułatwić funkcjonowanie Twojej firmy.