Rejestracja samochodu na firmę – to trzeba wiedzieć!

Rejestracja pojazdu na firmę – dlaczego warto?

Wiele działalności gospodarczych nie może obejść się bez wykorzystywania samochodu. Mowa nie tylko o firmach zajmujących się stricte transportem czy przewozem osób. W wielu branżach używanie samochodu jest koniecznie podczas wykonywania codziennych obowiązków. Może być on zarejestrowany na firmę lub na osobę prywatną. W pierwszym przypadku przedsiębiorca może liczyć na pewne korzyści, jednak musi również pamiętać o kilku formalnościach.

Rejestracja pojazdu na firmę jest wybierana z dwóch głównych powodów. Pierwszy z nich to możliwość odliczenia VAT podczas zakupu. Taka sytuacja może zajść wyłącznie wtedy, gdy zarówno sprzedający, jak i kupujący są płatnikami tego podatku. Osoba prywatna nie może z tego skorzystać.

Drugi powód, dla którego często wybiera się rejestrację samochodu na firmę, to możliwość odliczania od podatku dochodowego (PIT lub CIT) opłat eksploatacyjnych pojazdu, czyli wliczenie ich w koszty uzyskania przychodu. Przedsiębiorca może pomniejszyć należny podatek o wydatki związane z:

• zakupem paliwa,
• zakupem części eksploatacyjnych,
• naprawami i przeglądami,
• wykupieniem polisy OC.

Co ważne, od 2019 roku nie ma obowiązku prowadzenia tak zwanych kilometrówek, by móc odliczać koszty od podatku dochodowego. Jest to kolejne ułatwienie dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Przeczytaj również: Wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych – co warto wiedzieć.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, nie możesz zarejestrować auta na firmę. Możesz jednak włączyć je do środków trwałych swojego przedsiębiorstwa oraz odliczać część kosztów eksploatacyjnych od podatku dochodowego.

Jak zarejestrować auto na firmę?

Rejestracja samochodu na firmę sprawia, że jest on uznawany za środek trwały przedsiębiorstwa. Aby tak było, należy spełnić następujące warunki:

• przeznaczenie auta musi być związane z działalnością firmy,
• zakładany i deklarowany okres użytkowania auta to minimum 1 rok,
• pojazd jest sprawny i zdatny do użytku w dniu wprowadzenia go do firmy,
• pojazd został nabyty we własnym zakresie przez właściciela.

Aby auto zostało wprowadzone do firmy jako środek trwały, niezbędne są dokumenty do rejestracji samochodu na firmę. Chodzi przede wszystkim o umowę kupna-sprzedaży, fakturę VAT lub fakturę VAT marża (jeśli sprzedawca profesjonalnie zajmuje się sprzedażą aut używanych).

Rejestracja samochodu na jednoosobową działalność gospodarczą

Rejestracja samochodu na firmę jednoosobową w świetle przepisów nie jest możliwa – w tym przypadku właściciel nie jest osobowością prawną (którą jest np. spółka akcyjna lub z o.o.). Samozatrudnione osoby, tak jak wspólnicy spółek cywilnych, nie są podmiotami mogącymi we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych. Dlatego nie mogą przeprowadzić rejestracji samochodu na firmę jednoosobową.

Jednak taki pojazd wciąż może zostać włączony do środków trwałych przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy chcą używać auta w celach służbowych, muszą zarejestrować go na własne dane osobowe.

Jeżeli osoba samozatrudniona będzie wykorzystywała samochód zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, będzie mogła odliczyć 50% VAT podczas zakupu pojazdu. Jeśli natomiast ma on mieć wyłącznie przeznaczenie służbowe i nie będzie używany poza firmą, można odliczyć 100% podatku (w tym celu należy złożyć druk VAT-26).

Rejestracja samochodu na firmę jednoosobową – wniosek

Aby dokonać rejestracji samochodu na jednoosobową działalność gospodarczą, należy przede wszystkim złożyć wniosek w lokalnym wydziale komunikacji. Przebieg formalności jest podobny, jak w przypadku auta prywatnego, ponieważ pojazd rejestruje się na osobę fizyczną, a nie na firmę o osobowości prawnej.

Wniosek o rejestrację samochodu na firmę jednoosobową powinien zawierać dane pojazdu, czyli między innymi:

• typ, rodzaj i marka,
• przeznaczenie,
• rok produkcji,
• numer VIN,
• numer karty pojazdu (jeśli była wydana).

Należy także podać wszystkie dane nowego właściciela pojazdu, a także przedstawić dokumenty do rejestracji pojazdu, w tym:

• dowód osobisty,
• umowę kupna-sprzedaży,
• aktualne badania techniczne,
• potwierdzenie wniesienia opłat administracyjnych.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat formalności związanych z wykorzystywaniem samochodu w firmie? Przydatne informacje znajdziesz na naszym blogu – sprawdź!