Sczytywanie karty tachografu dla wielu kierowców wiąże się z niepewnością. Jak poprawnie włożyć kartę? Kiedy wykonać wpis manualny? Jak rozpocząć i zakończyć dzień pracy, aby uniknąć błędów?
Choć nowoczesne tachografy są projektowane tak, aby prowadzić użytkownika przez kolejne etapy, niewłaściwa obsługa nadal jest jedną z najczęstszych przyczyn nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli drogowych.
Przygotowaliśmy praktyczny przewodnik, który krok po kroku pokazuje, jak przebiega sczytywanie danych z karty i na co zwrócić szczególną uwagę.
Krok 1. Włóż kartę kierowcy. Rozpoczęcie dnia na tachografie cyfrowym.
Każdy dzień pracy rozpoczyna się od umieszczenia karty kierowcy w tachografie. Kartę należy wsunąć do odpowiedniego gniazda zgodnie z oznaczeniami znajdującymi się na urządzeniu. Po włączeniu zapłonu tachograf automatycznie odczyta dane zapisane na karcie i rozpocznie proces logowania.
W zależności od modelu tachografu może pojawić się prośba o potwierdzenie wcześniejszych aktywności, wykonanie wpisu manualnego lub wskazanie kraju rozpoczęcia pracy. Dopiero po zakończeniu tych czynności można rozpocząć jazdę.
Jest to bieżący odczyt danych niezbędnych do pracy urządzenia i nie należy go mylić z procesem odczytu z karty kierowcy lub sczytywania danych z karty kierowcy, który wykonuje się w celu archiwizacji danych.
Wkładanie karty kierowcy do tachografu cyfrowego przed rozpoczęciem pracy.
Krok 2. Wykonaj wpis manualny (jeśli jest wymagany)
Jeżeli od momentu wyjęcia karty kierowcy wykonywałeś inne czynności, tachograf poprosi o ich uzupełnienie podczas logowania. Wpis manualny służy do uzupełnienia okresów, które nie zostały automatycznie zarejestrowane przez urządzenie.
Za pomocą wpisu manualnego można zarejestrować m.in.:
- odpoczynek,
- inną pracę,
- dyspozycyjność.
Prawidłowe uzupełnienie tych informacji ma znaczenie dla ewidencji czasu pracy kierowcy i późniejszego odczytu danych z tachografu. Nie zawsze wykonanie wpisu manualnego będzie konieczne, jednak, jeśli tachograf wyświetli taką prośbę, nie należy jej pomijać. Dzięki temu zapis aktywności będzie kompletny i zgodny z rzeczywistym przebiegiem pracy.
Krok 3. Wybierz kraj rozpoczęcia pracy
Po zakończeniu logowania większość tachografów poprosi o wskazanie kraju, w którym rozpoczynasz pracę.
To obowiązkowy element ewidencji i jedna z czynności, o której kierowcy najczęściej zapominają.
Krok 4. Rozpocznij jazdę
Po zakończeniu konfiguracji tachograf automatycznie przełączy się w tryb jazdy, gdy pojazd ruszy. Nie musisz ręcznie uruchamiać rejestrowania czasu prowadzenia pojazdu – urządzenie zrobi to samoczynnie po rozpoczęciu jazdy.
Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie czynności są wykrywane automatycznie. Postój, załadunek, rozładunek czy oczekiwanie na dokumenty wymagają ręcznego ustawienia odpowiedniej aktywności. Dzięki temu zapis w tachografie będzie zgodny z rzeczywistym przebiegiem pracy kierowcy i ułatwi późniejsze rozliczenie czasu pracy.
Krok 5. Zmieniaj aktywności w ciągu dnia
Podczas pracy kierowca wykonuje nie tylko jazdę.
Załadunek, rozładunek, oczekiwanie na dokumenty czy przerwy wymagają ustawienia odpowiedniej aktywności.
Najczęściej wykorzystywane są:
- Jazda
- Inna praca
- Dyspozycyjność
- Odpoczynek
Poprawne oznaczanie aktywności ma wpływ na późniejszy odczyt tachografu oraz rozliczenie czasu pracy.
Krok 6. Rozpocznij przerwę
Po zatrzymaniu pojazdu wybierz symbol odpoczynku.
Dopiero wtedy tachograf rozpocznie rejestrowanie przerwy.
Przed opuszczeniem kabiny warto sprawdzić na wyświetlaczu czy urządzenie rzeczywiście zapisało właściwy status.
Krok 7. Jak wyciągnąć kartę z tachografu? Zakończ dzień pracy.
Prawidłowe zakończenie dnia pracy jest równie ważne jak rozpoczęcie zmiany. Zanim wyciągniesz kartę z tachografu, upewnij się, że wszystkie czynności zostały poprawnie zarejestrowane przez urządzenie.
- wybierz kraj zakończenia pracy,
- sprawdź komunikaty tachografu,
- wyjmij kartę kierowcy.
Trzeba pamiętać, że wyciągania karty z tachografu nie należy robić od razu po zatrzymaniu pojazdu. Tachograf cyfrowy musi najpierw zakończyć zapisywanie wszystkich aktywności i potwierdzić gotowość do wysunięcia karty kierowcy.
Krok 8. Nie zapomnij o danych z tachografu
Obsługa tachografu nie kończy się po wyjęciu karty.
Przewoźnik ma obowiązek regularnego sczytywania danych z karty kierowcy oraz sczytywania danych z tachografu i przechowywania ich przez okres wymagany przepisami. Obejmuje to zarówno odczyt z tachografu cyfrowego, jak i pobieranie danych z kart kierowców.
W przypadku większych flot ręczne pobieranie plików DDD jest czasochłonne, dlatego coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania umożliwiające zdalny odczyt i automatyczną archiwizację danych.
Dobra obsługa tachografu to mniej problemów na drodze i w biurze
Choć codzienna obsługa tachografu zajmuje zaledwie kilka minut, ma ogromny wpływ na poprawność ewidencji czasu pracy kierowców i zgodność z obowiązującymi przepisami.
Znajomość podstawowych zasad pozwala ograniczyć ryzyko błędów, usprawnia kontrole drogowe i ułatwia późniejsze rozliczanie danych. Z perspektywy przewoźnika równie ważne jest jednak terminowe pobieranie oraz archiwizacja plików z kart kierowców i pamięci tachografów. To właśnie połączenie prawidłowej obsługi urządzenia z odpowiednim zarządzaniem danymi pozwala zachować pełną kontrolę nad dokumentacją floty.
Zdalny odczyt danych z tachografu – wygodniejsze zarządzanie flotą
Regularne sczytywanie danych z karty kierowcy i pamięci tachografu to obowiązek każdego przewoźnika. W przypadku kilku lub kilkunastu pojazdów ręczne pobieranie plików DDD szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pominięcia wymaganych terminów.
Dlatego coraz więcej firm decyduje się na zdalne sczytywanie tachografu, który pozwala automatycznie pobierać dane z tachografów cyfrowych oraz kart kierowców bez konieczności sprowadzania pojazdu do bazy. Rozwiązanie to ułatwia terminową archiwizację danych, ogranicza liczbę obowiązków administracyjnych i daje stały dostęp do dokumentacji floty.
Jeżeli szukasz rozwiązania, które usprawni sczytywanie danych z tachografu i kart kierowców, warto poznać system MyTracko Zdalny Odczyt Tachografu. Umożliwia on automatyczne pobieranie plików DDD, ich bezpieczną archiwizację oraz bieżący dostęp do danych z poziomu jednego systemu, dzięki czemu zarządzanie flotą staje się prostsze i mniej czasochłonne.
