Koszty samochodu w firmie – z jakimi wydatkami trzeba się liczyć?

Samochód w firmie – koszty związane z zakupem

Koszty samochodu w firmie rozpoczynają się już w momencie jego nabycia. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zakup za gotówkę, ale w przypadku braku możliwości lub chęci lokaty kapitału w pojazdach można skorzystać z innych rozwiązań. Finansowanie samochodów dla firmy jest możliwe za pomocą:

• kredytu,
• leasingu,
• najmu długoterminowego.

Zwykle są one znacznie korzystniejsze niż zakup za gotówkę. Warto zadbać o to, aby wysokość spłacanych co miesiąc rat była stała – ułatwi to planowanie budżetu. Większość przedsiębiorców wybiera leasing lub najem, ponieważ wówczas koszty auta w firmie w postaci rat spłaty mogą być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodu. Ponadto w takim przypadku możliwe jest skorzystanie z odliczenia VAT.

Skorzystanie z leasingu lub najmu pomaga również optymalizować koszty samochodu w firmie. Często usługa zawiera bowiem opiekę serwisową czy ubezpieczenie.

Samochód na firmę – koszty eksploatacyjne

Pozyskanie pojazdu firmowego to jednak zaledwie początek. Niezwykle istotne są również koszty eksploatacyjne. Część z nich ponosi się nawet wówczas, gdy samochód nie jest używany. Niektóre są stałe, inne zmienne, a jeszcze inne okazjonalne i niemożliwe do przewidzenia. W budżecie firmy powinno się uwzględnić miejsce na wszystkie te wydatki. 

Warto wiedzieć, że samochód w kosztach firmy oznacza możliwość zaliczenia wszystkich tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Niezbędne jest jednak ich odpowiednie udokumentowanie. Powinno się więc gromadzić faktury za wszelkie wydatki związane z pojazdami firmowymi – w tym za paliwo, obsługę serwisową, naprawy, myjnię itp.

Co dokładnie wchodzi w skład kosztów eksploatacyjnych i czym charakteryzują się poszczególne koszty samochodu w firmie?

Może Cię również zainteresować: Samochód w firmie i koszty jego utrzymania – jak je zminimalizować?

Wydatki na samochód w firmie – paliwo

Paliwo zwykle stanowi największą część wydatków na samochód w firmie – niezależnie od tego, czy jest to pojazd osobowy, dostawczy, czy też ciężarowy. W związku z wahaniami cen na rynku jest to również trudny do przewidzenia wydatek.

Jeśli zależy Ci na tym, aby obniżyć koszty eksploatacji samochodu w firmie, warto skupić się przede wszystkim na redukcji kosztów paliwa. Może się to wydawać nierealne, ale dzięki wdrożeniu zasad ecodrivingu zużycie paliwa może spaść nawet o kilkadziesiąt procent. Inwestycja w szkolenie dla kierowców w tym zakresie zwykle będzie więc opłacalna. 

Co więcej, dzięki nowoczesnym technologiom można znacznie łatwiej monitorować zużycie paliwa. Taką opcję oferuje m.in. MYTRACKO. Inwestycja w monitoring GPS pojazdów pomoże Ci lepiej kontrolować ich wykorzystanie i obniżać koszty eksploatacyjne.

Na koszty samochodu w firmie w znacznej mierze składa się opłata za paliwo. Tymczasem wprowadzenie zasad ecodrivingu i pilnowanie ekonomicznej jazdy mogą je obniżyć nawet o kilkadziesiąt procent. W kontrolowaniu stylu jazdy kierowców może wspierać system monitoringu GPS.

Rozliczanie kosztów samochodu w firmie – ubezpieczenie

Kolejną dużą składową kosztów samochodu w firmie jest ubezpieczenie. Chodzi tu przede wszystkim o obowiązkowe OC, ale zwykle opłaca się również wykupić AC, NNW czy Assistance. Warto je regularnie renegocjować i sprawdzać oferty u różnych ubezpieczycieli, aby otrzymać najkorzystniejsze stawki.

Jak rozliczać koszty samochodu w firmie, jeśli chodzi o ubezpieczenie? Składki można w całości wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Auto w kosztach firmy – serwis i naprawy

Opłaty za serwis i naprawy to kolejne ważne wydatki na samochód w firmie. O ile niektóre czynności serwisowe (jak np. wymiana opon czy oleju) realizowane są regularnie, co pomaga przewidzieć ich koszty, o tyle niektóre naprawy zwykle zaskakują. Awarie mogą się zdarzyć zawsze i wszędzie, choć zdecydowanie rzadziej dotyczą nowych pojazdów. Dlatego warto regularnie unowocześniać flotę.

W redukcji niespodziewanych wydatków może również pomóc skorzystanie z leasingu lub wynajmu – wówczas koszty naprawy samochodu w firmie zwykle są zawarte w cenie. Co więcej, w przypadku poważniejszych usterek często można liczyć również na pojazd zastępczy, który umożliwi dalsze realizowanie zadań firmy bez zbędnych zakłóceń.

Samochód w firmie – koszty przejazdów i parkowania

Koszty auta w firmie mogą obejmować także opłaty za parkowanie czy poruszanie się płatnymi odcinkami dróg. Są to wydatki, które można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko wtedy, gdy ma się odpowiednią dokumentację potwierdzającą ich poniesienie (faktury). Ich wysokość zależy od sposobu użytkowania pojazdów i „wyjeżdżonych” kilometrów, ale dzięki znanym z góry stawkom jest ona dość łatwa do przewidzenia. 

Koszty auta w firmie związane z przejazdami płatnymi odcinkami dróg można łatwo kontrolować dzięki systemowi MYTRACKO. Ułatwia on też rozliczenia z e-TOLL, automatycznie przesyłając do systemu dane GPS pozwalające na naliczenie należnych opłat.

Koszty myjni i czyszczenia

Ostatnie z najważniejszych kosztów samochodu w firmie dotyczą jego mycia i czyszczenia. Zwykle ponosi je przedsiębiorstwo, choć utrzymanie pojazdu w czystości może też należeć do pracownika, jeśli tak stanowi polityka flotowa. Mając samochód na firmę, koszty myjni można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale potrzebne są faktury.

Koszt utraty wartości pojazdu

Omawiając koszty samochodu w firmie, nie można pominąć kosztu utraty wartości pojazdu. Decydując się na zakup nowego pojazdu, trzeba się liczyć ze znaczącą i szybką utratą jego wartości. Już w pierwszym roku samochód traci ok. 25% swojej wartości, a w kolejnych latach ok. 10% rocznie.

Samochód osobowy w firmie a koszty uzyskania przychodu

Jak już wspomniano, koszty samochodu w firmie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych także prywatnie obowiązuje jednak limit. Wówczas koszty eksploatacji samochodu osobowego w firmie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu jedynie w 75%. Dotyczy to także kosztów eksploatacyjnych doliczanych do raty leasingu, chyba że nie są one wyróżnione przez leasingodawcę.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat użytkowania samochodu w firmie? Sprawdź pozostałe treści na naszym blogu!