Samochód w firmie i koszty jego utrzymania – jak je zminimalizować?

Samochód w firmie a koszty zakupu

Na koszty samochodu w firmie składa się wiele czynników. Pierwszym jest zakup, leasing lub wynajem. Pojazdy dla firmy bardzo rzadko kupuje się za gotówkę. Dzięki temu nie trzeba ponosić wysokich kosztów na początku prowadzenia działalności. Wszystkie pozostałe formy finansowania (kredyt, leasing, najem) wiążą się natomiast ze stałym miesięcznym wydatkiem w postaci raty. Warto przy tym zaznaczyć, że leasing i najem pomagają optymalizować koszty podatkowe, ponieważ raty można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, a ponadto skorzystać z odliczenia VAT. Dlatego są to preferowane przez przedsiębiorców formy finansowania zakupu pojazdów.

Ponadto w racie najmu lub leasingu często zawierają się usługi dodatkowe, np. związane z serwisem czy ubezpieczeniem. To dodatkowo pomaga optymalizować wydatki. Czasami dostępna jest też dotacja na zakup samochodu – tego typu wsparcie dla przedsiębiorców można otrzymać np. z urzędu pracy.

Samochód na firmę – koszty eksploatacyjne

Pozyskanie samochodu dla przedsiębiorstwa to jednak zaledwie początek. Koszty związane z jego użytkowaniem to kolejny ważny czynnik. Co zaliczamy do kosztów eksploatacji samochodu? Są to koszty związane z jego bieżącym użytkowaniem, a więc:

• zakup paliwa,
• koszty przeglądów, serwisu,
• koszty mycia, czyszczenia,
• zakup i wymiana oleju oraz innych płynów eksploatacyjnych,
• wymiana podzespołów, które ulegają zużyciu (np. klocków hamulcowych),
• pozostałe nieprzewidziane wydatki.

Przy rozliczaniu samochodu w kosztach firmy można wszystkie te wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest jednak ich skrupulatne rozliczanie oraz gromadzenie odpowiedniej dokumentacji (np. faktur za paliwo, usługi itp.). Wykorzystując auto firmowe w celach prywatnych, należy też prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Musi ona być bardzo dokładna – w przeciwnym razie narażasz się na dotkliwe kary finansowe. Sposób wykorzystania pojazdu można łatwo monitorować, korzystając z systemu takiego jak MYTRACKO – wystarczy zamontować w samochodzie lokalizator GPS, aby uzyskać dostęp do historii przebytych tras i wielu innych przydatnych funkcji. Jak natomiast można obniżyć poszczególne koszty samochodu w firmie?

Samochód na firmę – koszty paliwa

Koszty paliwa to zwykle największa składowa wydatków eksploatacyjnych. Jak je zmniejszyć? Istnieje na to kilka sposobów. Po pierwsze warto przyjrzeć się wykorzystaniu auta i zredukować niepotrzebne przejazdy. Montaż lokalizatorów GPS zniechęci natomiast pracowników do nieupoważnionego wykorzystywania pojazdów służbowych do prywatnych celów. Ponadto warto pamiętać o stylu jazdy – tzw. eco driving pozwala obniżyć koszty paliwa nawet o kilkadziesiąt procent. Dlatego odpowiednie przeszkolenie pracowników korzystających z samochodów służbowych może być niezwykle opłacalnym krokiem.

Koszty paliwa w firmie należą do największych wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem. Można je obniżyć między innymi dzięki kontroli tras, lepszemu planowaniu przejazdów i nadzorowi nad wykorzystaniem aut służbowych przez pracowników.

Samochód w firmie – koszty ubezpieczenia

Samochód w firmie to również koszty ubezpieczenia – przede wszystkim obowiązkowego OC, ale również przydatnych AC, NNW czy Assistance. Ceny tego typu polis są zmienne i ustalane dla każdego klienta indywidualnie. Ich zaletą jest natomiast możliwość zaliczenia składek do kosztów uzyskania przychodu.

Jak najkorzystniej ubezpieczyć samochody firmowe? Warto porównywać oferty, ponieważ różnice w cenach proponowanych przez różne towarzystwa bywają ogromne. Polisa OC zawarta raz odnawia się automatycznie, ale często u innego ubezpieczyciela można uzyskać atrakcyjniejszą stawkę. Właśnie dlatego sprawdzanie cen co roku jest dobrym pomysłem. Warto też zwrócić uwagę na oferty flotowe. Często są one dostępne już od 20 pojazdów, a ceny składek są znacznie atrakcyjniejsze niż w przypadku polis zawieranych indywidualnie dla każdego pojazdu.

Może Cię również zainteresować: 3 wskazówki na obniżenie kosztów firmy transportowej

Samochód w firmie – koszty serwisu i napraw

Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, są koszty serwisu i napraw. Niektóre z nich (jak wymiana opon czy klocków hamulcowych) są raczej przewidywalne. Inne potrafią jednak zaskoczyć. Nagła awaria może poważnie zwiększyć koszty samochodu w firmie, a jednocześnie zaburzyć jej funkcjonowanie. Naprawa przekładni czy wymiana sprzęgła mogą obciążyć przedsiębiorstwo wydatkami rzędu co najmniej kilku tysięcy złotych. Gdy zaś w krótkim czasie zepsuje się kilka pojazdów, koszty mogą stać się przytłaczające.

Jak zmniejszyć koszty serwisu i napraw? Najważniejsze jest pilnowanie regularnych przeglądów oraz codzienne kontrolowanie stanu technicznego pojazdów. Przy odpowiedniej profilaktyce można bowiem znacząco zmniejszyć ryzyko awarii. Dobrym rozwiązaniem może być też wybór najmu lub leasingu, w którego cenie zawarta jest opieka serwisowa. Dzięki temu koszty samochodu w firmie są zdecydowanie bardziej przewidywalne.

Chcesz lepiej kontrolować każdy samochód w firmie, koszty jego utrzymania, przeglądy, pokonane trasy itp.? Zachęcamy do sprawdzenia możliwości MYTRACKO i naszej oferty!