Rozliczanie czasu pracy kierowców – na co zwrócić uwagę?

Adam Palot - mytracko.pl

Adam Palot

10 Listopada 2022

Kontrola czasu pracy kierowcy

Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców to bardzo ważna kwestia. Jest ona obwarowana wieloma zasadami i limitami, ponieważ zmęczony kierowca stanowi duże zagrożenie na drodze. Dlatego niewłaściwe rozliczenie czasu pracy kierowcy naraża pracodawcę na ryzyko otrzymania kary. Sprawdź, co należy wiedzieć o tym procesie i na co zwrócić uwagę.


Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?

Każdy pracodawca zatrudniający kierowców musi kontrolować i ewidencjonować ich czas pracy. Jest to wymagane w celu potwierdzenia przestrzegania obowiązujących przepisów, które ograniczają maksymalny czas pracy kierowcy i wyraźnie określają minimalny czas odpoczynku. 
Ewidencja czasu pracy kierowcy może być prowadzona w postaci:

  • zapisów z wykresówki,
  • plików ściągniętych z kart kierowców i tachografu cyfrowego,
  • wydruków z danych z karty kierowcy i tachografu,
  • a także wszelkich innych wiarygodnych dokumentów.

Pracodawca może wybrać dowolną z wyżej wymienionych form. Ważne jednak, aby kontrola czasu pracy była prowadzona na bieżąco, a dane ewidencyjne przechowywane przez co najmniej 3 lata. Co ważne, rozliczanie pracy kierowcy jest konieczne niezależnie od jego warunków zatrudnienia (a więc nie tylko w przypadku zastosowania umowy o pracę, ale również przy umowach cywilnoprawnych). 
Kontrolę ewidencji czasu pracy kierowców może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy. W razie wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości w dokumentacji pracodawcy grozi kara. Jeśli inspektor wystąpi do sądu o ukaranie pracodawcy, może ona wynieść nawet 30 000 zł. W przypadku podejrzenia fałszowania ewidencji czasu pracy kierowców sprawa jest kierowana do prokuratury.

Może Cię również zainteresować: Przegląd samochodu firmowego – kiedy, ile kosztuje, co jest sprawdzane?

Zasady naliczania czasu pracy kierowcy

Prawo dokładnie definiuje, co wlicza się do czasu pracy kierowcy i określa limity w tym zakresie. Zgodnie z przepisami czas pracy kierowcy obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, nie tylko samą jazdę. Poza prowadzeniem pojazdu są to:

  • czynności związane ze spedycją,
  • codzienna obsługa pojazdu i przyczep,
  • realizacja niezbędnych formalności,
  • załadunek, rozładunek oraz pełnienie nadzoru nad tymi czynnościami, gdy są przeprowadzane przez osoby trzecie,
  • zabezpieczenie towaru,
  • w przypadku kierowców realizujących przewóz osób – pomoc oraz nadzór nad osobami wsiadającymi i wysiadającymi,
  • czas, w którym kierowca pozostaje w gotowości na stanowisku pracy (np. podczas oczekiwania na załadunek lub wyładunek).

Do czasu pracy kierowcy nie wliczają się natomiast:

  • czas dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy,
  • nieusprawiedliwione postoje w czasie prowadzenia pojazdu,
  • dobowy nieprzerwany odpoczynek,
  • przerwy w pracy wynikające ze stosowania przerywanego systemu czasu pracy.

Każdemu kierowcy przysługują ponadto przerwy podczas pracy oraz odpoczynek dobowy i tygodniowy w minimalnej długości określonej przez prawo.

Załadunek towaru – przygotowanie do transportu 
Do ewidencji czasu pracy kierowców liczy się nie tylko czas spędzony „za kółkiem”, ale również na przykład ten poświęcony na nadzór załadunku czy rozładunku.

Jak powinno wyglądać rozliczenie czasu pracy kierowcy?

Czas pracy kierowcy jest obwarowany licznymi zasadami, dlatego jego rozliczanie wcale nie jest proste. Każdy pracodawca powinien doskonale znać przepisy określające zasady czasu pracy i odpoczynku. Rozliczenie czasu pracy kierowcy odbywa się zarówno w ujęciu dobowym, jak i tygodniowym oraz dwutygodniowym. W każdym z tych przedziałów ustalone są określone limity, które nie mogą zostać przekroczone. Określa je Ustawa o czasie pracy kierowców z 2004 roku. Pewne zmiany zostały wprowadzone wraz z wejściem w życie tzw. pakietu mobilności w 2020 roku. 
Istnieją różne metody prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Współcześnie większość firm wybiera w tym celu specjalistyczne oprogramowanie ułatwiające przechowywanie i analizę danych. Kontrola czasu pracy kierowców jest natomiast możliwa dzięki obowiązkowym tachografom cyfrowym, które rejestrują wszelkie dane na temat aktywności pracowników. Dane z tachografów cyfrowych należy pobierać co najmniej raz na 90 dni, a dane z kart kierowców co najmniej raz na 28 dni.

Rozliczanie dyżuru kierowcy

Prowadząc ewidencję czasu pracy kierowców, trzeba osobno brać pod uwagę dyżury. Jest to okres, w którym pracownik jest zobowiązany do pozostawania w gotowości do wykonywania pracy. Przy pracy w zespole dwu- lub wieloosobowym czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem jest czasem dyżuru. Nie wlicza się on do czasu pracy, ale nie może być również wliczany do czasu nieprzerwanego dobowego odpoczynku, który przysługuje kierowcy po każdej zmianie. 
Za czas dyżuru kierowcy przysługuje czas wolny w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego, wynagrodzenie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik pełni dyżur w domu. Obowiązkiem pracodawcy jest takie planowanie pracy kierowcy, by było jasne, które godziny zaliczają się do czasu pracy, a które stanowią dyżur. Dotyczy to szczególnie kierowców pracujących w zespołach.

Sprawdź również: Monitoring samochodów służbowych – w jakiej firmie sprawdzi się najlepiej?

Wygodna kontrola czasu pracy kierowców

Każda firma zatrudniająca kierowców musi stosować system ewidencji czasu ich pracy. Warto zadbać o to, by był łatwy w obsłudze, funkcjonalny i przejrzysty. Precyzyjna kontrola czasu pracy kierowców to bowiem kwestia kluczowa dla bezpieczeństwa. 
Jeśli poszukujesz wygodnego narzędzia, które wspomoże rozliczanie czasu pracy kierowców, sprawdź naszą ofertę. MYTRACKO umożliwia między innymi zdalne sczytywanie danych z tachografów i kart kierowców oraz ich gromadzenie i ewidencjonowanie. Znacząco skraca również czas potrzebny na inne czynności związane z zarządzaniem flotą i pracownikami.


czas pracy kierowcymonitoring flotymonitoring GPS w firmie